Base
Observaciones para depurar el sistema contable
“El sistema está lleno de clientes mal asignados y saldos viejos, y no sé por dónde empezar.”
funcionandoVendedores en ruta
El problema
Con los años el sistema contable acumula clientes asignados a vendedores que ya no están, existencias negativas y facturas abiertas que nadie cobra. Nadie tiene la lista ni sabe qué ya se revisó.
Cómo funciona
- En cada actualización se revisa el sistema contable y se arma la lista, en siete tipos: clientes activos con vendedor sin cuenta, clientes de calle asignados a la tienda, clientes facturados por otro vendedor, vendedores sin cuenta con clientes, productos con existencia negativa, facturas abiertas de más de 6 meses y saldos por pagar de más de un año.
- Se filtra según quién tiene cuenta hoy: si el vendedor asignado ya tiene cuenta, esa observación desaparece.
- La app no corrige nada: el equipo corrige en el sistema contable.
- En la app, el administrador marca cada observación “Revisada” o “Posponer” con una nota de qué se hizo, o la “Reabre”.
- Cuando se corrige en el sistema contable, la observación desaparece sola en la siguiente actualización.
Quién la usa
Administrador · marca revisadas o pospuestas, con notaContabilidad · consulta
Qué necesita
Clientes, vendedores, existencias, facturas abiertas y cuentas por pagar del sistema contable, y las cuentas de los vendedores en la app.
Cómo está hecha
Quiero esta solución · escribir por WhatsApp
- Cada observación tiene un identificador estable (tipo + clave). Su estado (revisada o pospuesta, nota, quién y cuándo) se guarda aparte del dato, así sobrevive a las actualizaciones; si el problema desaparece del sistema, deja de mostrarse.
- Si se intenta marcar algo que ya no existe, el servidor responde que quizás ya se corrigió.
- Se filtra al servir según las cuentas activas de hoy, sin volver a exportar.
- Grupos plegables con cantidad y monto, ordenados por monto; cada ítem enlaza a la ficha del cliente, al inventario o a proveedores.
- Solo el administrador marca, verificado en el servidor.
Pendientes234 pospuestas · 11 revisadas · 38 en total
◷Clientes con vendedor sin cuenta$ 18.420,006 clientes
◷Facturados por otro vendedor$ 9.150,005 clientes
◷Calle en «Tienda general»$ 7.300,004 clientes
↑Por pagar de más de un año− $ 3.150,002 proveedores
◷Facturas de más de 6 meses$ 2.940,003 clientes
↑Existencia negativa33 productos
Abasto El Llano$ 4.210,00compró en 6 meses · vendedor sin cuenta
Reasígnalo en el sistemaa un vendedor con cuenta
Nota (qué se hizo)reasignado a la ruta de Maríaopcional
Revisada
Posponer
Facturas abiertas de más de 6 meses$ 2.940,00
◷Inversiones Mérida$ 1.480,002 facturas · desde el 04/03
◷Comercial Los Pinos$ 860,00Revisada Luis el 12/10: «paga en noviembre»
◷Bodega Central$ 600,00Pospuesta Luis el 20/10
Al corregirse en el sistemasoladesaparece en la próxima actualización
Por pagar de más de un año− $ 3.150,00
↑Distribuidora El Valle− $ 2.100,00¿ya se pagó y falta registrarlo?
↑Agroinsumos Los Llanos− $ 1.050,00saldo de 2025
Existencia negativa
↑Antiparasitario 50 ml− 4falta registrar una entrada
↑Desparasitante 1 L− 2falta registrar una entrada
↑Jeringa 10 ml (caja)− 1falta registrar una entrada
Mismo diseño de las apps que ya usan nuestros clientes. Nombres y cifras inventados.