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Cobranza

Caja de cobro del vendedor

“El vendedor cobra y no sé cuánto efectivo trae encima.”

funcionandoDistribuidoraVendedores en ruta
El problema

El vendedor cobra en la calle y la oficina lo registra días después. Mientras tanto nadie sabe quién tiene ese dinero, y otro puede volver a cobrar la misma factura.

Cómo funciona
  1. El vendedor ve las cuentas abiertas de sus clientes con el saldo que dice el sistema contable (facturas en dólares en la red en ruta, notas de entrega en la distribuidora) y anota lo que le pagaron: el total o una parte, en dólares.
  2. En la red en ruta elige la forma de pago (Zelle, dólares en efectivo, pesos, bolívares…) y la referencia. En la distribuidora, por ahora, la caja es solo para pagos por Zelle.
  3. Tope: lo anotado en todas las cajas para una misma cuenta no puede pasar su saldo. El cobro queda numerado y “En caja”, y la factura muestra “Cobrado $ 320,00, en la caja de …” para que nadie la vuelva a cobrar.
  4. El vendedor entrega todo lo que tiene en caja de una vez. Llega un aviso al teléfono de los administradores y, mientras la entrega espera, el vendedor no puede anotar cobros nuevos.
  5. El administrador aprueba (“la oficina lo recibió”) o rechaza con una observación obligatoria; si rechaza, los cobros vuelven a la caja del vendedor.
  6. Corregir: en la red en ruta el vendedor cambia o anula su cobro solo en los primeros 10 minutos y mientras siga en su caja; el administrador lo cambia o anula siempre, con motivo obligatorio. En la distribuidora no hay edición: un cobro se anula solo mientras sigue en caja.
  7. La oficina registra el pago en el sistema contable. Cada cobro aprobado dice si el sistema ya muestra pagada esa cuenta o todavía no.
Quién la usa
Vendedor · anota cobros y entrega su cajaAdministrador · no tiene caja: recibe, aprueba o rechaza entregasContabilidad · ve todas las cajas y entregas, sin botones
Qué necesita

Las facturas o notas de entrega abiertas, con su saldo, del sistema contable.

Cómo está hechaEntrega con aprobaciónTope por saldoNo escribe en el sistema
  • Cada cobro siempre tiene un responsable: en la caja del vendedor, entregado o recibido por la oficina. Si una entrega se rechaza, sus cobros vuelven a la caja.
  • Entregar y decidir son transacciones de Firestore: todos los cobros cambian junto con la entrega o ninguno, y una entrega ya decidida no se decide otra vez. Cobros y entregas llevan número correlativo.
  • El servidor manda: valida la forma de pago, el tope por saldo sumando todas las cajas, que el cliente sea de la ruta del vendedor y, en la red en ruta, la ventana de 10 minutos con la hora del servidor.
  • Historial de cada cobro y cada entrega con quién, cuándo y, en la red en ruta, el motivo y el antes y después de cada cambio.
  • Aviso al teléfono de los administradores en cada entrega. No toca el sistema contable ni las cifras de ventas, saldos o flujo de caja.

La marca de “cobrado en caja” es un texto sobre la factura: el saldo, los días de pago y la calificación del cliente siguen saliendo del sistema contable hasta que la oficina registra el pago.

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Tu negocioDatos de ejemplo
En mi caja$ 470,003 cobros sin entregar
27/10+ $ 470,00
↓Ferretería El Puente+ $ 320,00En caja #88 · factura 0971 · 3:15 p. m.Zelle$ 320,00
↓Ferretería El Puente+ $ 100,00En caja #89 · factura 0971 · 3:20 p. m.Dólar efectivo$ 100,00
↓Bodega El Cruce+ $ 50,00En caja #90 · factura 0977 · abonoPesos$ 50,00
Última entregaAprobada#30 por $ 1.120,00
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