Venta en ruta
Control de ventas: el vendedor en la calle y el supervisor
“Mis vendedores salen sin saber cuánto debe cada cliente, y yo no sé qué hicieron en la calle.”
funcionandoVendedores en rutaDistribuidora
El problema
El vendedor sale con una lista impresa o pregunta por WhatsApp cuánto debe cada cliente, anota en un cuaderno, y lo que hizo en la calle se sabe días después.
Así funciona
1 · Del sistema contable al teléfono del vendedor
- Facturas, saldos y vencidos de cada cliente, tal como están en tu sistema contable
- Se actualiza solo varias veces al día, sin que nadie copie nada
- La ficha de cada cliente: cuánto debe, cómo paga, sus últimas compras y lo que más compra
- El vendedor llega al cliente sabiendo cuánto debe y desde cuándo
2 · El vendedor registra en segundos
- Llega, elige el cliente y queda la visita con hora y GPS
- Pedido, cobro con foto del comprobante, facturas entregadas o por qué no compró
- Funciona sin señal: se envía al volver la cobertura
- Su catálogo personal con su surtido, para mandarlo por WhatsApp: no más PDF, PowerPoint ni listas sueltas. La tienda le sigue pidiendo a su vendedor, sin fricción
- En desarrollo: qué le toca reponer y qué compran sus clientes parecidos (tamaño y surtido)
3 · El supervisor lo ve todo
- Cada vendedor contra el equipo, en verde o rojo: ruta, ventas, ticket
- Su cobranza en 4 partes: a tiempo, tarde, en plazo y vencido
- Cada recorrido parada por parada, con lo cobrado ese día
- En desarrollo: qué cliente rinde y cuál no, por distancia, ticket y costo de logística
Quién la usa
VendedorSupervisorAdministrador
Cómo funciona, paso a paso
- El vendedor llega al cliente y lo elige en la app: la visita queda con hora y GPS (o «sin GPS» si el teléfono no da la ubicación).
- Ahí mismo toma el pedido (preorden), anota un cobro total o parcial, marca las facturas que entregó o el motivo si no compró.
- La preorden se compara sola con la factura del sistema contable: si salió distinta, el vendedor ve qué cambió.
- Lo cobrado queda en su caja hasta que lo entrega; la oficina aprueba la entrega y lo registra en el sistema contable.
- El supervisor ve los recorridos de todos, abre cualquier día en el mapa y compara a los vendedores con el ranking.
Vendedor · solo lo suyoSupervisor · todo el equipo, sin caja ni finanzasAdministrador · todo
Necesita: Un teléfono por vendedor y el sistema contable (facturas, saldos y clientes) en solo lectura.
Cómo está hecha
- Cada perfil ve solo lo suyo: el vendedor, sus clientes y su caja; el supervisor, todo el equipo sin caja ni finanzas.
- Ventas, saldos y facturas salen del sistema contable en solo lectura; la app no lo cambia: la oficina registra allá lo cobrado al aprobar cada entrega.
- El puntaje del ranking combina venta, rapidez de cobro, cartera vencida, margen y calidad de clientes, comparando a cada vendedor con los demás.
- Sugerencias de surtido (en desarrollo): lo que le toca reponer según su ciclo de compra, y lo que compran los clientes de su mismo segmento por tamaño y surtido que él todavía no compra.
- Catálogo personal: cada vendedor tiene su enlace con su surtido, fotos y precios al día. No reemplaza al vendedor: el canal sigue siendo él, y los pedidos que hace la tienda desde ahí le llegan como preórdenes suyas.
- Rentabilidad por cliente (en desarrollo): margen de lo que compra menos el costo de atenderlo (km, tiempo del vendedor y entrega), para fijar pedido mínimo o frecuencia de visita.
- Km en línea recta entre visitas (por carretera es más). Sin señal, la visita se guarda en el teléfono y se envía al volver.
Del mismo tema
Vendedor · en el cliente
Agropecuaria La Vega · llegó 8:42 a. m.en el clienteGPS a 40 m · 2 facturas por entregar
Debe hoy · del sistema contable$ 554,002 facturas · la más vieja lleva 37 días
Sus preórdenes pendientes$ 91,77#1003 · 2 productos
Tomar pedido
Anotar un cobro›el total o una parte
Entregar facturas›MED 6701 · MED 6697
No compró›cerrado, tiene inventario, sin dinero…
Vendedor y supervisor · ficha del cliente · del sistema contable
Agropecuaria La Vega · debe hoy$ 554,002 facturas · la más vieja lleva 37 días · límite $ 1.000,00
Vencido (más de 30 días)$ 299,091 factura · MED 6389
Reputación de pagoRegular78 % del monto pagado a tiempo · nada vencido de más de 90 días
Paga en promedio24 díassus últimas 20 facturas
Días que tardó en pagarúltimas facturas
Últimos abonos
↓Abono a MED 6301$ 400,0028 oct · pago móvil
↓Pago MED 6215$ 318,4012 oct · efectivo
Vendedor y supervisor · ficha del cliente · del sistema contable
Compró en 90 días$ 3.480,00
Compra cada9 días
Frecuencia de compraCompra regularúltima compra 29 oct · lleva 2 días sin comprar
Compras por mes
Lo que más compra90 días
→Ivermectina 1 % 500 ml$ 616,0014 unidades · 5 facturas
→Alimento concentrado 40 kg$ 594,0022 sacos · 4 facturas
→Desparasitante oral 1 L$ 387,009 unidades · 3 facturas
Vendedor · sugerencias de surtido · en desarrollo
Su segmentoagropecuaria mediana · 38 productos distintos · 24 clientes parecidos
Le toca reponersegún su ciclo
→Ivermectina 1 % 500 ml× 3compra cada 30 días · la última hace 34
→Desparasitante oral 1 L× 2compra cada 45 días · la última hace 47
Compran los parecidos, él todavía no
⇄Vitamina ADE 250 mlnuevolo compran 18 de sus 24 parecidos
⇄Jeringa automática 50 mlnuevolo compran 15 de 24
Agregar al pedido
Vendedor · en 3 toques
Agropecuaria La Vega · MED 6389$ 299,09debe $ 299,09 según el sistema contable · vencida hace 7 días
¿Cómo pagó?
Efectivo $$Pago móvilBs 5.200,00Zelle$Otra
Abonoel total o una parte de la factura
✓Transferencia exitosaMontoBs 5.200,00Referencia 004417 · 24/10
Foto del comprobante (opcional)Guardar cobro
Queda en tu cajala oficina lo registra en el sistema contable al aprobar tu entrega
Vendedor · su catálogo personal
Mi catálogo · tu-negocio.com/luis142 productossu surtido con foto y precio · la tienda le pide a él
→Ivermectina 1 % 500 ml$ 44,00Bovitec · caja de 12
→Alimento concentrado 40 kg$ 27,00saco · precio por volumen desde 10
→Vitamina ADE 250 ml$ 12,50nuevo en su surtido
Pedidos de sus tiendas3 nuevosle llegan a él como preórdenes; él confirma y sigue la relación
Compartir por WhatsApp
Vendedor · hoy
Visitas6
Con pedido4
Km aprox.38,4
Tiempo por visita24 min
1234Google
↓1 · Casa Gómez$ 412,008:05 a. m. · 18 min · pedido
◷2 · Bodega El Cruce$ 120,008:40 a. m. · cobró una parte
→3 · Abasto El Llano—sin venta: tiene inventario
Vendedor · sus pedidos
Pendientes2 · $ 286,29
Hoy$ 0,00
→#1003 · Bodega Las Guacamayas$ 91,77Pendiente 30 oct · sin factura todavía
→#1002 · Clínica Los Corrales$ 194,52Difiere 23 sept · factura MED 6378
Ivermectina 50 ml−2pedido 4 · facturado 2 · a $ 9,02
Cliente debe hoy$ 192,71con sus preórdenes: $ 387,23
Vendedor · su caja
En mi caja$ 1.085,814 cobros sin entregar
Entregar todo
Facturas sin pagar · del sistema contableal 1 nov, 7:00 a. m.
◷Abasto La Yuca$ 299,09vencida MED 6389 · lleva 37 días
◷Agropecuaria El Totumo$ 811,42en plazo MED 6529 · lleva 19 días
◷Finca El Caribe$ 215,45cobrado MED 6589 · ya anotado en caja
Supervisor · todo el equipo
Dinero en la calle$ 94.081,81$ 45.195,31 vencido a más de 30 días
◷1 · José · 92/100$ 14.245en la calle · vende $ 56.909 en 90 d (+22 %) · 82 % a tiempo
◷2 · Luis · 51/100$ 32.386en la calle · vende $ 69.430 en 90 d (+3 %) · 62 % a tiempo
◷3 · Carmen · 46/100$ 21.870en la calle · vende $ 43.316 en 90 d (+23 %) · 69 % a tiempo
Josémejorpor encima del grupo en todo
Luispara mejorarrecuperar la cartera vencida
Supervisor · rentabilidad por cliente · en desarrollo
Ganancia de la cartera · 90 días$ 18.420,00margen menos el costo de visitarlos y llevarles la mercancía
↓Agropecuaria La Vega$ 1.180,00ticket $ 435 · 12 km · 8 visitas · margen 38 %
↓Casa Gómez$ 420,00ticket $ 210 · 25 km · 9 visitas · margen 35 %
↑Bodega El Cruce− $ 40,00no rinde ticket $ 95 · 58 km · 11 visitas · margen 30 %
Costo por visita$ 18,40km recorridos × costo por km + tiempo del vendedor
Para Bodega El Crucepedido mínimo de $ 250 o visita cada 15 días
Supervisor · ficha de José · 30 días
Días en la calle23equipo: 23,2
Visitas por día7,7equipo: 7,1
Km por día71equipo: 83
Sale (promedio)07:59equipo: 07:57
Última visita (promedio)14:46equipo: 14:51
Jornada en la calle6 h 47 minequipo: 6 h 53 min
Tiempo por visita24 minequipo: 24 min
Tiempo con clientes45 %equipo: 41 %
Supervisor · ficha de José · 30 días
Vendido en visitas$ 52.602,35equipo: $ 40.606,55 · 110 ventas en 177 visitas
Efectividad (venta / visita)62 %equipo: 63 %
Venta por parada$ 297,19equipo: $ 242,43
Venta por día$ 2.287,06equipo: $ 1.745,03
Ticket promedio$ 478,20equipo: $ 383,28
Km por venta14,9equipo: 19,6
Por qué no vendió
Supervisor · cartera de José · plazo 30 días
Pagado a tiempo85,4 %del monto · 607 facturas · prom. 14,7 días
Pagadas tarde (más de 30 d)10,4 %127 facturas · atraso prom. 33,7 d · máx. 127 d
Abiertas en plazo3,3 %28 facturas · saldo $ 11.142,38
Vencidas$ 3.103,0313 facturas · prom. 138 d · máx. 602 d
Reputación de sus clientes26Excelente 11 · Buena 7 · Regular 1 · Mala 7
Con más vencido
◷Finca La Reforma · Mala$ 1.565,38debe $ 2.036,64 · 25 pagos tarde (+64 d) · 8 vencidas
◷Comercial Barinitas · Mala$ 854,09debe $ 1.395,57 · 28 pagos tarde (+77 d) · 4 vencidas
Supervisor · cartera de José · 30 días
Clientes visitados26
Cobertura96 %
Visita a cada cliente cada5 díasentre visitas repetidas
Por día de la semanavisitas · % con venta
No visitó (1)compras
→Veterinaria Piña$ 5.222,86última compra 22/10
Supervisor · José · vie 30 oct
Paradas7 · 4 con venta
Vendido$ 1.979,49
Salió · última8:16 · 1:02 p. m.
Con clientes2 h 28 min · 52 %
Cobranza del día0 %debían $ 1.093,87 · vencido $ 683,56 · pagaron 0 de 2
↓1 · Agroservicios Hernández$ 832,008:16–8:33 · 18 min
→2 · Veterinaria Colmenárez—8:44–8:53 · 9 min · 3,1 km · solo cobranza
→3 · Finca El Totumo—9:24–9:38 · 14 min · 7,9 km · tiene inventario
↓5 · Agropecuaria El Táparo$ 282,7010:37–11:07 · 30 min · 1,3 km
Mismo diseño de las apps que ya usan nuestros clientes. Nombres y cifras inventados.