Contabilidad multimoneda en el teléfono

Muchos negocios no tienen sistema contable, o tienen una parte de la operación que no pasa por él. Y cuando se cobra y se paga en tres monedas, con vuelto en otra y cambios entre cajas, el cuaderno y el Excel ya no cuadran: nadie sabe cuánto hay en cada caja ni si el mes dejó ganancia.

1. Se crean las cuentas, cada una con su moneda (dólares, pesos o bolívares) y su tipo: caja, banco, cuenta personal (un banco a nombre de una persona que recibe plata del negocio), caja chica, billetera digital o provisión. Los bancos, las cuentas personales y las billeteras se concilian.
2. Cada forma de pago apunta a una cuenta: “Efectivo dólares” a la caja de dólares, “Pago móvil” al banco. Los conceptos de ingreso y gasto se agrupan en un plan de cuentas con código (4.1 Ventas, 4.3 Cobros de créditos, 4.4 Sobrantes de caja, 5.1 Compras a proveedores…). Lo que solo se mueve o sale y vuelve (saldos iniciales, cambios, traspasos, préstamos, SAN) es neutro. Un concepto nuevo toma su cuenta del plan por reglas de nombre y el administrador la corrige.
3. Los movimientos son ingreso, gasto, transferencia o cambio de moneda. Casi todos se pueden pagar en varias formas y monedas, con vuelto en efectivo en la moneda que se elija (no hay vuelto por Zelle ni por banco). Cada parte es un movimiento en su cuenta, el vuelto es uno contrario, y todos quedan atados: se anulan juntos.
4. Un cambio de moneda son dos movimientos atados, con la tasa implícita guardada (por ejemplo 4.000,0000 COP/USD). No es ingreso ni gasto. Los cambios que la historia de Excel anotó de un solo lado se listan con sus posibles pares (tipo contrario, otra cuenta, ±3 días) para completarlos o marcarlos “No es cambio”.
5. Los créditos de clientes (fiados) se abonan en cualquier moneda y en cualquier caja. El que ya no se va a cobrar se marca obsoleto con motivo y sale de los totales; se puede reactivar.
6. Resultados del mes en dólares equivalentes, con la tasa del día que trae el sistema y la de pesos que se escriba (sin ella, lo que está en pesos no entra y la pantalla lo avisa). Conciliación de bancos hasta una fecha de corte, con el saldo que dice el banco, la diferencia, quién y cuándo, y se puede deshacer.
7. Recibo de pago numerado para pagos y gastos (a un proveedor, a un trabajador…), con el destinatario, “RECIBÍ CONFORME” y “ENTREGADO POR”. El número no cambia al reimprimir. El administrador puede editar un movimiento (fecha, concepto, detalle, beneficiario, monto, cuenta) y queda la historia; no si está conciliado, si viene de un cierre de caja o si su día tiene la caja administrativa aceptada. Anular pide motivo.

Nada previo. Se puede importar la historia de los Excel que ya lleve el negocio: queda marcada con su origen.