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Caja y finanzas

Cuentas por pagar a proveedores

“No sé a quién le debo ni desde cuándo, y el sistema dice que debo facturas de hace años.”

funcionandoVendedores en rutaTienda de mostrador
El problema

El sistema contable guarda facturas de compra abiertas desde hace años: unas ya no se van a pagar, otras se pagaron y nunca se cerraron. Además no refleja cómo se paga de verdad: en la tienda la base se paga en dólares y el IVA en bolívares, y la segunda caja compra con notas de entrega que no son facturas.

Cómo funciona
  1. Cada factura de compra que el sistema contable tiene con saldo aparece agrupada por proveedor, ordenada por lo que se le debe, con su antigüedad contada desde la emisión. Las facturas en bolívares sin equivalente en dólares se muestran aparte, sin convertirlas a la fuerza.
  2. El administrador marca las que ya no se van a pagar (una, varias o un proveedor entero) y las da por perdidas con un motivo obligatorio. Queda quién y cuándo; salen de los totales y se pueden volver a "por pagar". En el sistema siguen abiertas.
  3. En la tienda, las facturas fiscales arrancan de un corte (lo que la administración llevaba en Excel). Cada factura nueva del sistema aparece en "Nuevas sin cargar" y se carga en dos partes: la base más lo exento en dólares y el 25 % del IVA en bolívares; el 75 % restante se retiene.
  4. En la tienda se pagan una o varias partes de un proveedor, de la misma moneda, con una o varias formas de pago y vuelto. El pago sale de las cajas y bancos de su contabilidad como movimientos de la tienda principal.
  5. En la segunda caja de la tienda, las notas de entrega de compra del sistema (últimos 120 días) se recepcionan, corrigiendo montos si hace falta, y quedan como deuda con el proveedor. Se pagan contra notas recepcionadas, con descuento opcional.
  6. En la red en ruta los pagos se hacen en el sistema contable y la app los muestra en el flujo de caja. La ficha del proveedor junta días de crédito, compras de 12 meses, cada cuánto se le compra, tiempo de despacho, productos con su estado de inventario y compras de 24 meses con sus renglones, más un descuento simulado que no guarda nada.
Quién la usa
Administrador · da por perdidas y deshace; en la red en ruta elige los proveedores activos y los tiempos de despachoContabilidad · en la tienda paga facturas y notas, y carga las notas de entrega; en la red en ruta solo consulta
Qué necesita

Las compras y los saldos por pagar del sistema contable. Para el pago por partes, la contabilidad de la tienda (cajas y bancos).

Cómo está hechaMarca reversibleBase USD · IVA BsFicha del proveedor
  • La lista sale de la copia del sistema contable: cada factura de compra con saldo, sin recalcular. La antigüedad se cuenta desde la emisión, no desde el vencimiento.
  • "Dada por perdida" es una marca de la app (un documento por factura con motivo, quién y cuándo). El servidor solo acepta facturas que siguen abiertas en el sistema, hasta 2000 por operación, escritas en lotes; deshacer borra la marca.
  • En la tienda, las facturas nuevas del sistema se emparejan con las del corte por número y por parecido del nombre del proveedor.
  • En la tienda, un pago con varias formas se guarda en un lote atómico, con el vuelto como movimiento contrario: se guarda entero o no se guarda.
  • En la red en ruta, la marca saca la factura de Cuentas por pagar y de la ficha del proveedor, pero el flujo de caja y el resumen de proveedores siguen mostrando el saldo completo del sistema.
  • Permisos en el servidor en cada llamada: marcar es solo del administrador; en la red en ruta contabilidad recibe los datos sin poder cambiar nada.

El pago por partes (base en dólares, IVA en bolívares) y las notas de la segunda caja son de la tienda. En la red en ruta la app no registra pagos: marca, muestra y simula.

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Tu negocioDatos de ejemplo
Por pagar a proveedores$ 18.420,0063 facturas · sin las dadas por perdidas
Más de 1 año$ 6.900,00
Dadas por perdidas$ 3.150,00
Todo el sistema$ 21.570,00
◷Agroinsumos del Valle$ 4.210,003 facturas · la más vieja del 12/03/25
◷Aceros del Centro$ 1.880,001 factura · del 13/10/26
◷Plásticos Unión$ 1.650,00dadas por perdidas proveedor ya no existe
En bolívares sin dólaresBs 12.300,00aparte, sin convertir

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